مايكروسوفت آوتلوك…4 حيل ذهبية لتحقيق أقصى استفادة.

0

من منا لم يسمع بشركة مايكروسوفت التي تعتمد عليها آلاف الشركات والمشاريع الصغيرة. حيث أنتجت نظام التشغيل ويندوز الذي سيطر على أسواق أجهزة سطح المكتب.
وكذا تطبيقاتها التي لا غنى عنها مثل وورد واكسل ومايكروسوفت آوتلوك.
نجد أن شركة غوغل حاولت بشكل واضح تقليد حزمة أوفيس الخاصة بمايكروسوفت من خلال برامج وورك سبيس التي تتضمن مستندات ونماذج وعروض تقديمية.
لكن برنامج gmail الخاص بغوغل لم يتفوق على آوتلوك الذي تستعمله كبرى الشركات العالمية نظرا لسهولة التواصل بين الموظفين الذي يعملون لنفس الجهة، لتبادل البيانات والرسائل وعقد الاجتماعات والكثير من الأشياء الأخرى.

مايكروسوفت آوتلوك

ما هو برنامج آوتلوك؟
أوتلوك هو برنامج مضمن في (حزمة أوفيس 365 التي يمكنك تنزيلها من الموقع الرسمي أو متجر التطبيقات وبدائل غوغل بلاي) ويهتم بتنظيم الإيميلات ورسائل البريد الإلكتروني وكذلك تنظيم المهام وفرزها والقيام بترتيبها وتحديدها وأكثر من ذلك.
كما ان بإمكانك إرسال المرفقات كبيرة الحجم دون أي عوائق نظرا لارتباطه بالخدمات السحابية. ويمكنك ايضا حتى ربط خدمة gmail الخاصة بغوغل مع مايكروسوفت آوتلوك لدمج كلا البيانات مع بعضها. أو أي خدمة إيميلات أخرى مثل Hotmail.
لكن الكثير من الأشخاص لا يعرفون كيفية الاستفادة القصوى من مميزاته الذهبية، لكن لا تقلق، لأن هذا المقال مخصص لك لتتعرف على أهم الاستخدامات التي لا تعلم بوجودها في هذه الخدمة المميزة.

مهام الجدولة

لنفترض أنك تريد إرسال رسالة ما لأحد زملائك في العمل في الثانية صباحا لكنك لن تكون متواجدا في تلك اللحظة.
سيكون إرسال رسالة في ذلك الوقت مستحيلا في نظرك أليس كذلك؟
يبدو أنك مخطئ لأنك لا تعلم كيف تقوم بجدولة الرسائل. حيث بإمكانك من خلال هذه الخاصية كتابة الرسالة في التاسعة صباحا وسيتم إرسالها بشكل تلقائي في الوقت الذي قمت بتحديده. كل ذلك من خلال بضع خطوات.
بعد كتابة الرسالة كاملة انتقل لـOptions واضغط على Do not deliver before ثم حدد التاريخ الذي ترغب أن يتم إرسال الرسالة فيه. وبعدها إضغط على close وقم بإرسال الرسالة الخاصة بك.
لا تقلق لأنه لن يتم إرسال الرسالة في نفس اللحظة بل في الوقت الذي قمت بتحديده، هذه من أفضل الميزات الرائعة في مايكروسوفت آوتلوك.

مشاركة التقويم في مايكروسوفت آوتلوك

قد ترغب في مشاركة إحدى مواعيد العمل مع أحد زملائك لكنك لا تعرف كيف تقوم بمشاركة التقويم الخاص بك معه.
الطريقة سهلة جدا حيث بإمكانك إرسال التقويم مع تحديد العديد من التفاصيل كحجب مواعيد العمل الشخصية مثلا. وأكثر من ذلك من خلال الانتقال إلى التقويم الخاص بك الذي قمت بإنشائه سابقا، ومن ثم الضغط على Share Calendar ستظهر بعدها أمامك قائمة تطلب منك تحديد جهة الاتصال التي تريد أن تشارك معها التقويم الخاص بك. والعديد من التفاصيل كالعناصر التي تريد منه رؤيتها والعكس، وبعد تحديد كل شيء بإمكانك الضغط الآن على Send للارسال.
بمجرد فتح المرسل إليه الرسالة سيستطيع بعدها الاطلاع على تقويمك.

إجراء أكثر من مهمة في الوقت نفسه.

لديك في مايكروسوفت آوتلوك خيارات كثيرة جدا، يمكنك حتى أن تقوم بأكثر من مهمة دون فتح أكثر من نافذة.
هناك العديد من الأشخاص الذين يريدون مثلا إنشاء موعد اجتماع وجهة اتصال ومهمة فيقوم بفتح ثلاث نوافذ لإتمام ذلك، لكن هذا خاطئ.
لتوفير الوقت لما لا تقوم بتنفيذ كل المهام والبقاء في نفس النافذة؟
أولا يجب الانتقال للقائمة الرئيسية ثم الضغط على السهم الصغير المتواجد في خانة new email واختيار المهام التي تريد إنجازها.
الطريقة الثانية هي الذهاب لشريط الوصول السريع في الأعلى والضغط على زر الفأرة الأيمن وستفتح أمامك نفس القائمة السابق ذكرها في الطريقة الأولى.

التدقيق الإملائي في مايكروسوفت آوتلوك

كم سيكون من السيئ إرسال رسائل تجارية تتضمن أخطاء إملائية.
هناك العديد من الأشخاص الذين يكونون في عجلة من أمرهم لإرسال محتوى مكرر لاستهداف العديد من الأشخاص في نفس الوقت.
كإنشاء دعوة مثلا لشيء ما. وقد تكون الأخطاء الإملائية والنحوية أكبر عائق في طريقك لأنك قد تحتاج لمراجعة الرسالة مرة أو مرتين لتجنب الأخطاء.
لكن المدقق الآلي الخاص بالبرنامج سيوفر عليك هذا العناء. بمجرد الانتهاء من رسالتك بإمكانك الضغط على ايقونة review والاستفادة من المدقق الإملائي والأدوات الأخرى وإرسال محتواك بشكل أفضل.

لا زالت هناك الكثير من الحيل التي بإمكانك القيام بها مع العديد من الخيارات في مايكروسوفت آوتلوك.
أو اختصارات لوحة المفاتيح التي تسهل القيام بالعمليات، ونتمنى أن تكون التقنيات المذكورة أعلاه افضل مساعد لك في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

اترك رد

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.